Assistant to the Management

Ogilvy gehört zu Deutschlands erfolgreichsten Kreativagenturen im Bereich Marketing und Kommunikation. Als Creative Company mit Standorten in Frankfurt, Düsseldorf und Berlin liefern unsere Expert:innen in den Bereichen Advertising, Brand & Content, Public Relations & Influence, Experience und Consulting Disziplin-übergreifend moderne Lösungen für unsere Kund:innen und deren Business-Herausforderungen in einer immer komplexer werdenden Welt. Mit unserem eigenen Anspruch "Borderless Creativity" erarbeiten, erfinden und kreieren wir Ideen mit echter Relevanz und verhelfen Marken und Unternehmen zu Wachstum.

Du bist ein kreatives Organisationstalent auf der Suche nach einer abwechslungsreiche Herausforderung im Herzen der Kreativbranche? Dann bist du bei Ogilvy genau richtig! Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Frankfurt am Main, die unser Team mit ihrer Power und ihrem Organisationstalent unterstützt.

Das bieten wir:

• Nutzung unseres WPP Weiterbildungsnetzwerkes, inkl. LinkedIn Learning 
• Teilnahme an Deutsch- und Englischkursen 
• Unterstützung bei der privaten Altersvorsorge und die Gewährung von vermögenswirksamen Leistungen 
• Jubiläumsprämien in Form von zusätzlichen Urlaubstagen 
• Möglichkeit zur Nutzung eines Job Bikes 
• Erweiterte Betriebliche Krankenversicherung mit einem zusätzlichen Budget von bis zu 300€ im Jahr 
• Zugriff auf unser Employee Assistance Programm TELUS Health 
• Kostenlose Nutzung der Headspace-App 
• Subventionierte Gympass-Mitgliedschaft 

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten 
• Selbstständige Organisation & Koordination von Terminen, Meetings & Reisen (inkl. Buchung & Abrechnung)
• Vor- und Nachbereitung von Präsentationen, internen Events und Kundenmeetings
• Erstellung von Präsentationen in Powerpoint und Keynote
• Korrespondenz mit Kund:innen, internationalen Kolleg:innen und Dienstleister:innen
• Erstellung von Protokollen, Reports und Auswertungen
• Planung und Budgetverwaltung von deutschlandweiten und internationalen Meetings (digital & vor Ort)
• Technischer Support des Managements bei Schwierigkeiten und Problemen (mit Unterstützung der IT)
• Allgemeine administrative Aufgaben und Office Management

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung als Assistenz oder im Projektmanagement – idealerweise in der Kreativbranche, aber auch Erfahrung aus der Hotel- oder Gastronomiebranche ist willkommen!
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, Kenntnisse in Projektmanagement-Tools sind ein Plus
• Selbstständige, proaktive und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit hoher Diskretion und Loyalität
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit – auch in stressigen Situationen
• Ein Herz für die Kreativbranche und ein Auge für Design

Wir glauben an die Kraft von Diversität und Kollaboration. Den Herausforderungen der heutigen Welt können wir nur gemeinsam begegnen. Wir verpflichten uns daher, für den Job in Frage kommende Bewerber:innen ausschließlich nach ihren Fähigkeiten und grundsätzlich unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion zu beurteilen.

Das klingt nach einer spannenden Herausforderung? Sehr gut, deine Ansprechpartnerin Annemarie Tietjen freut sich über deine Bewerbung!
Aus Gründen der Nachhaltigkeit und des Datenschutzes bitten wir darum, Bewerbungsunterlagen ausschließlich über unsere Bewerber:innenplattform Greenhouse an uns zu senden. Wir würden uns freuen, wenn auf das Mitsenden eines Fotos verzichtet würde.