Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz / Vollzeit | in Düsseldorf (m/w/d)

AlixPartners ist ein führendes, global tätiges Beratungsunternehmen mit ergebnisorientierten Experten, die sich auf die Wertschöpfung und Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens in jeder Phase seines Lebenszyklus spezialisiert haben. Dank unseres Know-hows sind wir in der Lage, in entscheidenden Situationen Veränderungen zu bewirken und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.

Stellenbeschreibung

AlixPartners sucht eine Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit, zur umfassenden administrativen Unterstützung der Direktoren für Deutschland.

Die Position bietet Personen mit Interesse an allgemeinen Assistenz-Belangen, die nach einer abwechslungsreichen und fordernden Rolle im administrativen Bereich suchen, hervorragende Chancen. Die Teamassistenz (m/w/d) sollte über ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten verfügen und ebenso gerne im Team arbeiten wie selbstständig und auf eigene Initiative handeln. Der ausgewählte Bewerber muss die administrativen Anforderungen des Teams und des Bürostandorts erkennen und souverän auf die Anliegen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reagieren können.

Wichtige Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten

Allgemeine administrative Aufgaben (Auflistung nicht erschöpfend)

• Allgemeine Aufgaben der Assistenz
• Unterstützung der Direktoren & Partner bei Reisebuchungen und Terminvereinbarungen mit nationalen und internationalen Kunden/Kollegen
• Pflege von Unterlagen, Stammdaten (wie Kundendaten etc.) und Urlaubsübersichten
• Pflege von Daten im Zeiterfassungssystem der Direktoren & Partner
• Pflege und Bearbeitung von Reisekostenabrechnung unter Einholung der benötigten Informationen im entsprechenden Reisekostenprogramm
• Pflege der Informationssysteme und der internen Excel-Tabellen, regelmäßige Aktualisierung Unterlagen und Berichterstellung
• Unterstützung der Werksstudenten bei Fragen zu Reisekostenabrechnungen und sonstigen Anliegen
• Unterstützung und Planung von internen und externen Events
• Bearbeitung von Kosten und Rechnungen, die in dem Bereich anfallen

Hintergrund, Qualifikationen und persönliche Kompetenzen 

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz (oder vergleichbar), idealerweise in einem Beratungsumfeld
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Computerkenntnisse und IT-Kompetenz (d. h. Microsoft Office: Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• Hohe Professionalität beim Kontakt mit Kollegen und Kunden
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz

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