Receptionist / Administrative Assistant (m/w/d) befristet auf 1 Jahr

Firmenübersicht

„When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Als Ergänzung unseres Corporate Services Teams in unserem sehr zentral gelegen und neu bezogenem Büro in Zürich suchen wir eine äusserst motivierte, flexible und dienstleistungsorientierte Person mit grossem Interesse an einem vielseitigen Aufgabengebiet.

Zu Ihrem Aufgabengebiet zählen

• Administrative Unterstützung im Corporate Services Team inkl. Ferienvertretungen
• Rezeptionstätigkeiten - Erste Anlaufstelle für interne und externe Kollegen und Kontakte
• Unterstützung im Office Management
• Reise- und Veranstaltungsmanagement
• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klienten Meetings
• Pflegen von Kontaktlisten
• Eigenständige Bearbeitung der E-Mail-Eingänge
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
• Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
• Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
• Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
• Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank
• Weitere administrative Tätigkeiten / Projektaufgaben – diverse Möglichkeiten die Teamdynamik zu unterstützen und voranzutreiben

Hintergrund und persönliche Kompetenzen

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Mindestens 2-5 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist/-in, idealerweise in einem Beratungsumfeld
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Mass an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an einem vielseitigen Aufgabengebiet
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wünschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran oder Behinderung.

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